Как AI трансформира малкия бизнес

Този пример е за малък бизнес с реален проблем.

Много запитвания. Индивидуални оферти. Малък екип. Един човек, който прави всичко.

Решението не беше „още хора“, а автоматизиран процес, който върши тежката работа вместо тях.

Производствена фирма автоматизира офертите си и освободи ключов човек от 8–14 часа ръчна работа дневно

1. Типът бизнес

Компанията е производствена и работи с индивидуални проекти по задание.

Всеки клиент има различни изисквания, размери и параметри.

Няма стандартен продукт или фиксирана цена. Всяка оферта изисква реален анализ, а не копиране на шаблон.

2. Размерът

Годишният оборот е около 750 000 евро, а екипът е под 10 души. Това означава, че всеки човек има ключова роля в ежедневната работа.

Няма резервен капацитет за грешки, забавяния или преработки. Всяка неефективност се усеща директно в резултатите.

3. Реалният проблем 

Изготвянето на оферти отнемаше около 2 часа на проект за 8-14 часа дневно в пиковия сезон. Процесът включваше събиране на информация, уточняване, изчисления и визуализация. Всичко това се правеше ръчно. Работата зависеше от един или двама ключови хора - съсобственици на компанията.

4. Тясното място

С увеличаването на броя запитвания, времето за реакция започна да расте. Вместо да водят до повече приходи, новите заявки създаваха допълнително натоварване. Бизнесът достигна естествен таван. Ръстът се ограничаваше от човешкия капацитет, не от пазара.

5. Рискът

Целият процес беше концентриран в един човек с още един като резерва за помощ. При умора, отсъствие или грешка, работата се забавяше или спираше. Това водеше до пропуснати срокове и напрежение с клиентите. Рискът не беше теоретичен, а ежедневен.

6. Подходът

Решението беше да се изгради пилотен proof-of-concept (PoC) продукт за напълно автоматизиран процес. Целта беше да се премахне ръчната работа там, където тя не носи стойност. Автоматизацията обхвана събирането, структурирането и обработката на информация.

Човешката намеса остана само като финален контрол.

7. Събирането на информаци

Клиентите въвеждат нужните параметри чрез чат и форма на сайта. Въпросите са логически подредени и се адаптират според отговорите. Системата следи за липсваща или противоречива информация.

Така данните са пълни и използваеми още при подаването им.

8. Обработката

След събирането на информация системата автоматично анализира данните. На тази база се генерират оферта и документи в стандартизиран формат. Процесът е бърз, повторяем и без субективни тълкувания. Резултатът е готов за преглед и изпращане, а не за доизграждане.

9. Човешката роля

Отговорният човек вече не събира информация и не изготвя всичко ръчно. В края на деня той само преглежда генерираните оферти и чертежи и ги потвърждава за изпращане. При нужда прави минимални корекции, които стават чрез разговорен интерфейс със системата.

Времето му се използва за решения, не за механична работа.

10. Резултатът

Същият екип обработва значително повече запитвания.

Времето за реакция е по-кратко, а грешките са по-малко.

Критичен процес като оферирането не зависи вече от един човек, още по-малко от нает човек с малко опит.

Бизнесът може да расте без веднага да наема нови хора.

Заключение

Този случай описва настоящ проблем на малките фирми: липса на време, не на клиенти и не е "AI от бъдещето", а настояща реалност, която ще се радваме да покажем и на вас.

Когато махнеш ръчната работа от най-ценния си човек, бизнесът започва да диша.

‍

Какво променихме за клиента –

"Най-голямата промяна за нас не е скоростта, а фактът, че вече не сме блокирани от един човек и един процес. Офертите вървят и имаме време за всичко останало!"
_{― ММ - Управител}